Cada vez es más frecuente que nos encontremos con la figura del aval bancario, fianza, garantía o seguro de caución. Sobre todo, si es para contratos de mantenimiento, alquiler, prestación de servicios o entrega de materiales. Estos son requerimientos tanto para organismos públicos como para empresas privadas.

Nos ponemos en el caso de que la entidad avalista o empresa de seguro de caución, ya nos ha concedido el aval o seguro de caución y han sido entregados o depositados a los beneficiarios / Cajas De depósitos.

¡Empieza la gymkana!

Una vez que ya haya finalizado el servicio o contrato para el que fue solicitado, empieza la gymkana del proceso de recuperación del aval o del seguro de caución.

Normalmente este proceso empieza dentro de las propias empresas que tienen que reclamar la devolución del aval.

En principio el proceso parece sencillo, pero tras numerosos años gestionando la recuperación y asesorando a diferentes empresas y entidades públicas en la recuperación de avales y garantías, sabemos que muchas de ellas no cuentan ni con procedimientos definidos y establecidos, o personal especializado que se dedique a ello. Son varios los actores que intervienen en toda la cadena, lo que implica que muchas veces no hay un responsable del seguimiento desde la solicitud hasta la cancelación. Los avales son solicitados a las entidades financieras por los departamentos Financiero, Administración y Tesorería. Una vez que llegan, suelen enviarse al departamento de Concursos, a Operaciones o al Técnico que son los que los necesitan para presentarse a un concurso.

La comunicación entre los departamentos no suele ir de la mano, ya que muchas veces los que están en contacto con el cliente (Departamento Comercial, departamento de Operaciones o departamento Técnico) son los primeros conocedores, si ya se puede recuperar el aval o si hay alguna anomalía o prorroga que pueda dilatar su recuperación.

Pueden también solicitar un aval provisional

Hay que tener en cuenta si se trabaja con la administración pública, que pueden también solicitar un aval provisional para presentarse a un Concurso y este se queda muchas veces sin cancelar, sin que nadie se ocupe de perseguir después el tema para ver si no ha sido adjudicatario y en su caso solicitar la recuperación del aval. Si finalmente ha sido adjudicatario hay que constituir un aval/fianza definitiva, que también hay que seguir y recuperar cuando finalice o expire la obligación.

Otro caso es el de las Uniones Temporales de Empresas (UTE). En esta situación tendríamos que ver en qué posición estamos dentro de la UTE, ya que quien ostente su gerencia será el encargado de la recuperación de los avales. Otras veces, la incidencia es la disolución de la empresa para la que se solicitó, jefes de obra o proyectos que ya no están en la empresa y tienen que firmar los documentos, extravío del aval o de documentos necesarios para la liberación de este.

El conocer a todos los actores involucrados en el ciclo de vida de un aval, como es el caso de las cajas de depósitos y su órgano gestor (local, autonómico o estatal) es vital para el éxito en la cancelación de avales de trabajos finalizados. Conocer el tipo de documentación requerido en cada situación y o momento es esencial. Como lo pueden ser los resguardos, bastanteos, modelo 803, cartas de pago, cartas de finalización de proyecto, ordenes de devolución, escrituras de apoderamiento y requerimientos específicos para su retirada, que dependen de cada caja o beneficiario es esencial para una ágil tramitación de los avales.

La cancelación de avales conlleva mucha casuística.

Lo recomendable es tener y seguir en la medida de lo posible un proceso dentro de la empresa para minimizar las incidencias que podamos tener y detectarlas cuanto antes.

Por ultimo y no menos importante es disponer de un software adecuado para la gestión, control y recuperación, sobre todo si nuestra empresa tiene muchas delegaciones y/o hay avales internacionales, con la dificultad que ello conlleva.  

Tener controlada la copia de los avales, resguardos y toda la documentación que ha dado origen al mismo, es uno de los requisitos para tener éxito en la recuperación y posterior cancelación. Cada vez más de esta documentación se maneja de forma digital. Ya que, en el caso de extravío de un aval, hay que realizar otro procedimiento para la comunicación tanto al banco como al beneficiario del extravío del aval, y que este se pueda llegar a cancelar.

10 claves para la gestión eficaz de avales y garantías

Os proponemos un decálogo de buenas prácticas, con el objeto de poder agilizar su recuperación.

Desde SOTAM Ayudamos a las empresas en todo el proceso (Solicitud, gestión, cancelación y recuperación) de avales, garantías, fianzas y seguros de caución. Trabajamos en todos los sectores, y con beneficiarios públicos y privados, así como nacionales e internacionales.

Tenemos más de 15 años de experiencia, metodología propia, y un software a medida (Acelera©) que nos ayuda en la realización de nuestro trabajo.

Podemos trabajar sobre la recuperación y cancelación de avales vencidos (Cash Marathon), o realizar una gestión recurrente de avales y garantías (Cash Securitization), o bien el alquiler del software de gestión Acelera, para reducir tanto los costes financieros como riesgo bancario.

Si necesitas ayuda para gestionar garantías, avales, fianzas o seguros de caución frente a empresas privadas o ante la administración pública, consúltanos sin compromiso.