La gestión y recuperación de avales y garantías es un desafío continuo para cualquier sector, ya sea tecnología, comunicaciones, infraestructuras, construcción, tecnología sanitaria, salud, servicios sociales, facilites, etc…. La situación económica actual, marcada por la incertidumbre, los problemas de liquidez y las restricciones a la financiación, ha hecho que los avales bancarios, seguros de caución y garantías se vuelvan más comunes y necesarios en los contratos con los proveedores, y no digamos ya si licitas ante las Administraciones Públicas.
En SOTAM, con más de 15 años de experiencia gestionando, recuperando y cancelando avales, hemos identificado que este proceso es una auténtica carrera de fondo, llena de obstáculos y desafíos, tanto por la parte de los beneficiarios que te tienen que devolver el aval, como de las entidades financieras que lo tienen que cancelar. A lo largo de estos años, hemos perfeccionado una metodología propia que, junto con nuestro software especializado (Acelera ©), nos permite optimizar la gestión y recuperación de avales y garantías, tratando de recuperarlas y cancelarlas en el menor tiempo posible, minimizando los gastos financieros y maximizando el disponible en las líneas de avales o caución.
¿Qué es un aval bancario y por qué es esencial?
Un aval bancario es una garantía que asegura el cumplimiento de obligaciones contractuales. En muchos contratos de servicios y mantenimientos, especialmente en aquellos con organismos públicos, el uso de avales técnicos es fundamental. Estos avales garantizan que las obligaciones adquiridas en concursos, subastas, y contratos de suministro o ejecución de obras se cumplirán, o bien que la entidad de crédito responderá en caso de incumplimiento.
La correcta gestión de estos avales no solo asegura el éxito en la ejecución de los contratos, sino que también protege a las empresas frente a posibles riesgos financieros derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales.
Los principales retos en la recuperación de un aval bancario
Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas al gestionar avales es la falta de un procedimiento claro para su seguimiento y recuperación. Muchas veces, la gestión de estos documentos se divide entre varios departamentos (financiero, comercial, contratación, etc.), lo que provoca una falta de comunicación que puede retrasar la cancelación y devolución de los avales. Y no nos debemos olvidar de los procesos y documentación que tienen las entidades financieras para cancelar el aval, ya que muchas veces nos encontramos con muchos problemas para su cancelación.
En SOTAM, hemos observado que, a menudo, las empresas no cuentan con personal dedicado exclusivamente a la gestión de avales, lo que dificulta la identificación de incidencias o problemas que puedan surgir durante el proceso de recuperación. Además, factores como el extravío de documentos, la disolución de empresas, o cambios en el personal clave, pueden complicar aún más este proceso.
Decálogo para una gestión eficiente de avales bancarios
Con el objetivo de ayudar a las empresas a gestionar sus avales de manera más eficiente, en SOTAM hemos desarrollado un decálogo de buenas prácticas que puede ser de gran utilidad:
- Documentación: Mantén un archivo riguroso de todos los documentos relacionados con el aval (contratos, adjudicaciones, etc.).
- Copia de avales: Guarda copias de los avales, garantías y resguardos emitidos.
- Seguimiento de documentación: Asegúrate de conservar todos los documentos relacionados con la finalización de trabajos o entrega de materiales, y cualquier comunicación que pueda influir en la cancelación o prorrogación del aval.
- Contactos actualizados: Mantén una lista actualizada de los contactos de entidades bancarias y beneficiarios, especialmente si son organismos públicos.
- Identificación de avales: Ten claro el tipo de aval que se está gestionando y sus particularidades.
- Revisión de condiciones: Revisa si es posible solicitar la cancelación o reducción del aval en función de las condiciones pactadas.
- Digitalización: Utiliza una herramienta informática que facilite el seguimiento y la cancelación de avales.
- Responsable de avales: Designa a una persona responsable de la gestión de avales dentro de la empresa.
- Paciencia: Especialmente en gestiones con organismos públicos, que pueden tardar entre 3 y 6 meses en procesar la cancelación de un aval.
- Evaluación constante: Revisa periódicamente los avales y garantías para evitar sorpresas a largo plazo
La tecnología como aliada en la gestión de avales
En SOTAM, hemos invertido en el desarrollo de un software de gestión de avales que permite a las empresas llevar un control automatizado y en tiempo real de todos sus avales, reduciendo significativamente los errores humanos y los tiempos de recuperación. Esta solución digital no solo agiliza el proceso, sino que también mejora la transparencia y la comunicación entre los diferentes departamentos implicados en la gestión de avales.
En un entorno empresarial cada vez más exigente y regulado, la gestión eficiente de avales es una tarea indispensable para asegurar la estabilidad financiera y el cumplimiento de obligaciones contractuales. En SOTAM, nos especializamos en acompañar a empresas de todos los sectores en esta carrera de fondo, proporcionando las herramientas y el apoyo necesario para superar los obstáculos y optimizar la gestión de avales.
