Exponemos uno de los casos de éxito en los que hemos trabajado, que aborda la externalización del proceso de gestión de avales y seguros de caución de una empresa dedicada a suministrar productos sanitarios a las Administraciones Públicas.

Contexto, cómo se encuentra la empresa

Empresa de suministros de productos sanitarios para las Administraciones Públicas que nos contacta y nos cuenta lo siguiente sobre la situación en la que se encuentran:

Adquisición de varias compañías en los últimos años, algunas ya extinguidas.

• Distintas unidades de negocio con NIF’S diferentes
• Garantías: 682 entre avales y seguros de caución
• Más de 280 beneficiarios (públicos y privados)
• Importe de las garantías iniciales abiertas: 7.500.000 €.
• Avales sin cancelar desde el año 1993

8 entidades avalistas diferentes, entre entidades financieras y empresas aseguradoras. A partir de aquí, comienza la externalización del proceso de gestión de avales y seguros de caución de esta empresa.

Problemática, a qué nos enfrentamos

La problemática ante la que nos encontramos con esta empresa radica en los puntos que comentamos a continuación:

Garantías de las cuales no había copia física. En muchas de ellas, tampoco había documentación soporte para saber, número de expediente o descripción de servicio.

No sabían qué garantías estaban vencidas y cuáles no. Muchas de estas con prórrogas o en garantía.

Garantías provisionales y definitivas.

El listado de garantías emitidas lo llevaban en un Excel, y varias personas ingresaban datos. lo cual hacía difícil el control del mismo.

No había una persona encargada de la gestión y control de las garantías, para dar el seguimiento necesario.

Avales duplicados en las entidades financieras.

Avales devueltos por los beneficiaros y que habían sido extraviados.

Cambio de apoderados en la empresa y falta de poderes bastanteados.

¿Cuál fue la propuesta por parte de SOTAM?

Presentamos una propuesta de un servicio de Cash Securitization, donde SOTAM toma el control para realizar todas las gestiones de recuperación y cancelación de avales y seguros de caución.

Revisar y analizar el perímetro de trabajo

El primer paso de nuestros consultores expertos fue revisar y analizar todo el perímetro de trabajo para ver la información de la que disponíamos y lo que nos hacía falta:

• Copia de la garantía
• Número de expediente
• Descripción del servicio
•  Resguardos

Teniendo esta información, hicimos la parametrización del Software de gestión Acelera, con los estados y causas de bloqueo (metodología SOTAM)

Carga masiva de toda la información disponible en Acelera, tanto datos como documentos.

Soluciones operativas y gestión de las garantías

Y a partir de aquí empezamos a buscar soluciones más operativas, en los casos en los que no disponíamos de información, contacto con las entidades bancarias y empresas aseguradoras para solicitar una copia de la garantía.

Empezamos la gestión, contactando con beneficiarios, personal interno del cliente, y entidades avalistas, etc. para la gestión y recuperación de las garantías.

Creación en paralelo de una base de datos de todos los beneficiarios.

Reporting para el control de garantías y avales

Diseño y elaboración de un reporting adecuado y de interés para nuestro cliente para el control de todo el proceso de las garantías. Poniendo especial énfasis a las incidencias y prórrogas detectadas, con un seguimiento mensual. Sin perder control de los avales que se emiten mes a mes.

Establecimiento de reuniones y puntos de control periódicos, para ver la evolución del proyecto.

Diseño de unos procedimientos para el control y gestión de los avales, y su cancelación por parte de las entidades financieras en tiempo y forma.

¿Qué resultados se han obtenido con el trabajo de SOTAM?

Con nuestra intervención se han conseguido tanto resultados cualitativos como resultados cuantitativos.

Resultados cuantitativos

Limpieza y auditoría del 100% del perímetro de trabajo. Identificación del estado de situación actual de las 682 garantías.

Identificación y resolución del 95% de las incidencias detectadas, lo que ha permitido continuar con la tramitación de los expedientes y seguir con el proceso de devolución de las garantías.

Recuperación y cancelación de 385 garantías (avales y seguros de caución) por importe de 2.785.000 €.

Recuperación y cancelación del 100% de los avales pendientes y vencidos de los años 1993 al 2014.

Liberación de riesgo bancario por 2.500.000 de €.

Volver a utilizar el seguro de caución como alternativa al aval bancario como garantía para las licitaciones, lo que ha supuesto una reducción de gastos financieros de un 20% anual.

Resultados cualitativos

Implantación de la Metodología SOTAM, (Estados y Causas de bloqueo). De esta manera, conocemos el detalle de cada aval, si está vencido o no, si hay prórrogas, incidencias, si está depositado en la caja de depósitos, o listo para su recogida, etc..

Utilización del software Acelera, para la gestión y control diario de la cartera de avales, con objeto de tener toda la información y acciones realizadas en línea y accesible desde cualquier dispositivo.

Control de la cartera de garantías y de la disponibilidad en cada una de las líneas de avales y seguros de caución.  

Liberación de recursos internos, para dedicarlos a los concursos y las adjudicaciones.

Expertos en la gestión de avales y seguros de caución

En SOTAM somos expertos en la gestión de avales y seguros de caución, brindando soluciones financieras confiables para empresas de todos los sectores. Nuestro equipo está capacitado para ayudarte a proteger tus proyectos y garantizar el cumplimiento de tus obligaciones contractuales, diseñando la solución adecuada para ti. ¡No arriesgues tu negocio!

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