El proceso de devolución de una garantía (aval bancario, seguro de caución o depósitos en metálico) para licitaciones y contratos del sector público, es aparentemente sencillo, pero puede convertirse en una carrera de fondo, fuente de bloqueos, burocráticos, operativos y financieros para las empresas. Errores en la gestión, documentación incompleta o inexistente, o confusión sobre los trámites necesarios y ante que organismos hay que realizar la reclamación de devolución, suelen ser causas habituales de retrasos que comprometen recursos estratégicos.

No tenemos que olvidarnos, que, para solicitar la devolución de una garantía, la obligación para la que fue constituida tiene que estar satisfecha íntegramente, sin incidencias y debe de haber transcurrido el plazo de garantía del servicio. Nos encontramos muchas veces, que hay muchas garantías que no se pueden devolver, bien porque no han vencido o porque se encuentran dentro del plazo de garantía, o porque hay una prórroga. 

En este artículo analizamos los errores más frecuentes en la devolución de avales y cómo una gestión profesional permite evitarlos, optimizando tiempo y costes para las organizaciones.

¿Por qué se retrasa la devolución de un aval, seguro de caución o depósito en metálico?

Existen múltiples factores que pueden dilatar este proceso. Entre los más comunes se encuentran:

• Presentación de la solicitud de devolución con la documentación incompleta o incorrecta.
• Nos disponer de la información o documentación requerida por parte del beneficiario. 
• No disponer del resguardo de haber depositado la garantía ante las Cajas de Depósitos. Ya sea la estatal o las autonómicas. 
• No disponer de la copia de la carta de pago, cuando depositemos las garantías ante un Ayuntamiento. 
• No disponer de todos los datos para la reclamación, número de expediente y descripción del servicio. Sobre todo, cuando se trata de avales o seguros de caución antiguos. 
• Incidencias no solucionadas a la hora de la prestación de la obligación contractual. 
• Que la garantía este sin vencer o en periodo de garantía. 
• No disponer de una copia del aval bancario o seguro de caución. 
• Dificultad a la hora de localizar el beneficio, ya que muchas veces los organismos se extinguen, cambian de competencias entre el estado y las CCAA o entre distintos ministerios. 
• Avales cuyo beneficio se ha declarado en concurso de acreedores.
• Avales en UTE. 

En todos estos casos, el resultado suele ser el mismo: el aval, seguro de caución o depósito en metálico, permanece activo y sin cancelar o devolver (en el caso de los depósitos en metálico) más tiempo del necesario, afectando directamente tanto a la liquidez como a los recursos y planificación financiera de la empresa.

Documentación incompleta o mal presentada de un aval bancario

Uno de los errores más habituales en la devolución de avales es enviar la solicitud de devolución de forma errónea o sin la documentación adecuada. Esto puede deberse a desconocimiento de los requisitos por parte del solicitante o a que no dispongamos de dichos documentos. 

Entre los documentos que suelen omitirse o presentarse de forma incorrecta destacan:

• No realizar la solicitud por registro electrónico cuando sea requerida.
• Que la persona que hace la solicitud no tenga los poderes suficientes.  
• Resguardo de depósito en la Caja de Depósitos (Estatal o autonómica) de la correspondiente garantía (aval bancario, seguro de caución o depósito en metálico)
• Copia de la Carta de pago. Documento que certifica que has depositado la garantía ante el Departamento de Tesorería del Ayuntamiento correspondiente.
• Certificado de cumplimiento del contrato
• Actas de recepción definitivas firmadas por ambas partes
• Actas de liquidación firmadas por ambas partes 
• Número de expediente y/o descripción de la obligación que dio origen a la garantía. 

Contar con un modelo de carta adecuado y una guía del proceso ante quien hay que presentarla y con que documentación es fundamental para evitar rechazos o demoras.

Duplicidad de gestiones y falta de conocimiento sobre quien devuelve y quien cancela el aval o la garantía. 

Es frecuente que algunas empresas intenten gestionar la devolución del aval de forma paralela con la administración pública y la entidad financiera emisora, sin tener clara la jerarquía del procedimiento.

Esta duplicidad no solo consume recursos internos, sino que puede generar contradicciones o bloqueos en el sistema. Además, muchas veces se desconoce la diferencia entre:

• Devolución de la garantía, se realiza por parte del beneficio y es la devolución física del aval bancario o seguro de caución, así como un documento firmado en el que diga que autoriza expresamente la devolución y cancelación de la citada garantía. 

• Cancelar el aval: dar por finalizada la obligación formal ante el banco o aseguradora. Hay que enviar generalmente, todos los documentos que nos ha enviado el beneficiario (Los originales del aval bancario y/o seguro de caución) así como el documento que autoriza la devolución. 

Identificar correctamente el tipo de acción que se debe emprender es clave para agilizar el proceso.

El coste oculto de una mala gestión de los avales bancarios

Más allá de los retrasos administrativos, cada semana adicional que un aval permanece activo supone un impacto financiero para la empresa. Esto afecta especialmente a compañías que trabajan con múltiples contratos y garantías, generando un volumen elevado de operaciones por gestionar.

En organismos públicos la devolución de las garantías, los plazos pueden superar los seis meses si no se cuenta con una estrategia clara ni con interlocutores adecuados. En muchos casos, el aval queda retenido por falta de seguimiento o por errores menores que no se detectan a tiempo.

¿Cómo SOTAM ayuda a evitar estos errores en los avales bancarios?

En SOTAM trabajamos cada día con empresas que necesitan liberar sus avales bancarios, seguros de caución, o depósitos en metálico en plazos razonables, sin exponerse a bloqueos ni pérdidas operativas.

A través de servicios como Cash Marathon o Cash Securitization, ayudamos a:

• Recuperar avales bancarios, seguros de caución y depósitos en metálico, vencidos y no cancelados. 
• Controlar el 100% de la cartera de avales, sabiendo el estado y situación de cada uno de ellos.  
• Saber que avales están vencidos o no, cuales tienen incidencias. Visión clara y actualizada de todas las garantías. 
• Detectar garantías vigentes y sin cancelar sin motivo justificado.
• Prevenir errores desde el momento de la emisión del aval.
• Optimizar el conjunto de garantías activas para liberar recursos y reducir riesgos.
• Saber el disponible que hay en cada línea de avales o caución. 
• Liberar recursos internos
• Convertir un gasto fijo en variable. 

Gracias a nuestro conocimiento del funcionamiento real de los procesos tanto de los beneficiarios como de entidades bancarias y aseguradoras, ofrecemos soluciones prácticas y seguras para acortar los plazos de devolución y cancelación, así como para mejorar el control del 100% de la cartera de garantías, para reclamarlas en tiempo y forma.  

Conclusión

Los retrasos en la devolución de avales, en la mayoría de las veces suelen ser consecuencia de errores evitables, por la falta de una gestión y control diario de las garantías. Sin embargo, sus efectos pueden ser significativos a nivel financiero y operativo.

Evitar estos fallos no solo es posible, sino recomendable para aquellas empresas que quieren gestionar de forma estratégica sus garantías. Apostar por un servicio profesional como el de SOTAM permite recuperar avales con mayor seguridad y en menos tiempo, contribuyendo a mejorar la salud financiera de la organización.

¿Quieres revisar el estado de tus avales pendientes o resolver un caso concreto? Contacta con nosotros y nuestro equipo te asesorará sin compromiso.

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