Cuando una empresa finaliza la obligación que dio origen a una garantía, un aval bancario o un seguro de caución, el siguiente paso lógico es que el beneficiario autorice su devolución, para que la entidad avalista proceda a su cancelación. Sin embargo, este proceso no ocurre automáticamente. En la mayoría de los casos, es la empresa avalada la que debe iniciar los trámites y justificar ante la entidad avalista (entidad financiera o de seguros) y/o ante el beneficiario correspondiente que la obligación ya se ha cumplido y por lo tanto el aval, garantía o seguro de caución puede extinguirse.
Uno de los documentos clave para solicitar esta devolución es la carta o documento de cancelación de aval bancario, cuyo modelo y contenido debe adaptarse a cada tipo de beneficiario (tanto público como privado) o entidad avalista, pero que suele seguir una estructura común

¿Por qué es importante tener un modelo adecuado de carta de cancelación?

Un modelo de carta mal redactado o incompleto puede alargar el proceso de devolución y cancelación durante meses, especialmente cuando se trata de avales, o seguros de caución ante las Administraciones Públicas. Teniendo para la empresa avalada algunas implicaciones: 

• Inmovilización de recursos financieros 
• Consumo de línea de avales o caución.
• Costes bancarios o asociados a avales no cancelados.
• Pérdida de liquidez real para la empresa.
• Consumo de CIRBE

Por ello, contar con un modelo de carta de cancelación de aval bancario o garantía correctamente cumplimentada y acompañado de la documentación adecuada, es esencial para evitar errores o retrasos innecesarios en la devolución.

¿Qué debe incluir una carta o modelo de cancelación de aval?

Es un documento que se suele enviar a las entidades financieras, junto con el aval o garantía y el decreto o carta de cancelación. Normalmente cada entidad avalista puede tener sus propios requisitos, pero el modelo base debe contener la siguiente información:

• Datos de la empresa avalada (nombre fiscal, NIF, domicilio).
• Datos del Beneficiario (Nombre, NIF, dirección, etc…)
• Identificación de la garantía o del aval bancario, indicando: número REA (Registro Especial de Avales), importe, fecha de emisión y referencia del expediente o procedimiento asociado
• Indicando que se adjunta toda la documentación, para que se cancele el aval o garantía correspondiente. 
• Hay entidades financieras que necesitan que esta carta, vaya firmada por el representante legal y, en ocasiones, acreditación de poder notarial o bastanteo.

No hay que olvidarse de adjuntar:

• Original de la garantía o aval bancario. (Si es digital se puede enviar por email) 
• Decreto de devolución o carta de cancelación emitido por el beneficiario o por la caja de depósitos, indicando que se puede proceder a la devolución y cancelación, o bien que se ha cancelado el aval o garantía en sus registros. (Si viene firmado digitalmente con verificación de firma, se puede enviar por email) Hay que asegurarse que las personas que firman por parte del beneficiario la carta de autorización o devolución tengan poderes suficientes para hacerlo, especialmente cuando son beneficiarios privados. 

¿Qué tipo de carta necesitas? Cada organismo público o beneficiario tiene su formato

Uno de los errores más habituales es pensar que existe una única plantilla válida, para solicitar al beneficio la devolución del aval bancario o garantía.  En SOTAM hemos trabajado con cientos de organismos públicos, entidades bancarias y aseguradoras, y sabemos que cada uno tiene sus procedimientos y exigencias.

Hay muchos organismos que requieren una instancia general a través de registro electrónico, otros que piden formatos propios con referencias normativas, y algunos que incluso solicitan anexos específicos que deben acompañar la solicitud.

Por eso, recomendamos no reutilizar plantillas genéricas sin revisar los requisitos del organismo concreto.

En algunos casos también es recomendable adjuntar, aparte de todos los datos del aval o garantía que queremos solicitar la devolución, documentación como el acta de finalización del contrato, el certificado de cumplimiento de la obligación, o el resguardo del depósito en la caja correspondiente, o la carta de pago del organismo correspondiente. También debemos tener en cuenta, que las personas que realicen la solicitud tengan los poderes suficientes para ello, ya que algunos organismos pueden requerir la escritura de poder.  

Una vez realizado todo esto, hay que armarse de paciencia… y ser constantes en la gestión de seguimiento. 

Cómo ayuda SOTAM a recuperar avales bancarios retenidos

En SOTAM acompañamos a las empresas en todo el proceso de reclamación y devolución del aval o seguro de caución. Nuestra metodología combina:

• Análisis documental inicial y diagnóstico de la situación.
• Gestión con la administración para desbloquear la devolución.
• Presentación correcta y completa de la documentación exigida.
• Interlocución directa con cajas de depósitos, organismos públicos y entidades financieras.
• Control proactivo desde nuestro software ACELERA, que permite seguir el estado de cada garantía en tiempo real.

Contamos con experiencia en procedimientos complejos y sabemos cómo acelerar los plazos, incluso en casos en los que la empresa llevaba años sin respuesta.

¿Qué ofrecemos desde SOTAM para gestionar avales bancarios?

En SOTAM acompañamos a las empresas durante todo el ciclo del aval, seguro de caución o garantía, desde su constitución hasta su cancelación, mediante el Servicio Cash Securitization. Gracias a nuestra experiencia, conocemos los procedimientos y documentos necesarios para cada tipo de entidad, y evitamos que una simple carta mal formulada retrase el proceso durante meses.

Si por el contrario tienes avales bancarios, garantías, o seguros de caución vencidos y sin cancelar, con nuestro servicio de gestión y recuperación de garantías vencidas (Servicio Cash Marathon), nos encargamos de:

• Elaborar el modelo de carta específico para cada caso.
• Presentar la documentación completa ante el organismo correspondiente.
• Hacer seguimiento del trámite y desbloquear incidencias administrativas.
• Asegurar la recuperación de los avales o seguros de caución vencidos.
• Presentar el aval o garantía ante las entidades financieras o aseguradoras.
• Comprobación efectiva de la cancelación del aval bancario o caución, por parte de la entidad financiera o aseguradora. 

Tener un modelo de carta de cancelación adecuado no es solo una formalidad: es una herramienta clave para recuperar liquidez, liberar riesgo y mantener el control financiero de la empresa. Si tu empresa tiene avales pendientes de cancelar, podemos ayudarte a gestionarlo de forma eficaz y sin errores.

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